Archivace účetních dokladů je pro mnohé z nás velkým strašákem, který je ale důležitý. A to nejen ve chvíli, kdy přijde audit, kontrola nebo vás účetní požádá o kontrolu z minulého roku, ale i pro vaše pohodlí a přehled. Pokud máte archivaci zavedenou správně, ušetříte spoustu času i nervů. Poradíme vám, jak mít archivaci na jedničku, aby vás to nestálo příliš mnoho práce.
Obsah:
Pořádek v dokladech je vždy dobrý nápad
Jak dlouho archivovat účetní doklady?
Věci, které je potřeba dokumentovat
Nejčastější prohřešky při archivaci
Jak si nastavit jednoduchý systém archivace?
Přidejte informaci o skartační lhůtě
Papírová nebo elektronická archivace účetních dokladů?
Jakmile máte účetní doklady uložené přehledně, najdete potřebný dokument během pár minut. A věřte nám, že když něco potřebujete najít, je každá ušetřená minuta dobrá. Pokud tedy máte účty pohozené různě v krabicích bez popisu, v šuplících nebo různě po kanceláři, je na čase to změnit a uspořádat.
Archivace dokladů nemusí být složitá. Stačí si nastavit jednoduchý systém, vědět, jak dlouho uchovávat doklady a které už můžete skartovat.
Pořádek v dokladech je vždy dobrý nápad
Víme, že účetnictví patří mezi nejméně oblíbené oblasti k řešení, ale právě na jeho přehledný systém byste se měli zaměřit. Nejde totiž jen o papíry, které je potřeba „někam“ uložit. Účetní doklady jsou pro vás důkazem, co vše se v rámci firmy nakoupilo, prodalo, zaplatilo nebo účtovalo.
Každému se stane, že někdy potřebuje rychle najít fakturu, smlouvu, objednávku, daňové přiznání nebo účtenku. A přesně v tu chvíli oceníte systém, ve kterém se během chvilky zorientujete a najdete přesně to, co hledáte.
Jak dlouho archivovat účetní doklady?
Jedna z nejčastějších otázek zní: jak dlouho archivovat účetní doklady? Odpověď bohužel není pro všechny dokumenty stejná. Rozhoduje vždy typ dokladu, účel jeho použití i to, zda se jedná například o účetní doklad, daňový doklad, smlouvu nebo mzdovou dokumentaci.
Pokud nechcete nebo nemůžete ukládat všechny dokumenty, ověřte si vždy, jaká je doba archivace daného dokladu a zda jej následně můžete skartovat.
Kdy můžeme skartovat?
Chápeme, že ne vždy je dostatek prostoru pro to skladovat úplně všechny dokumenty. A přesně v tu chvíli se vám bude hodit dobře vědět, který doklad můžete kdy skartovat.
Skartační lhůty dle zákona se mohou lišit podle typu dokumentu. U běžných účetních dokladů se často pracuje s lhůtou 5 let, u účetní závěrky a výroční zprávy pak například s lhůtou 10 let. Daňové doklady k DPH se běžně uchovávají 10 let. Některé dokumenty ale mohou mít i delší dobu archivace. Mezi takové patří například mzdové listy.
Skartační lhůty raději vždy proberte s účetní nebo daňovým poradcem. Je vždy lepší mít jistotu před tím, než daný dokument úplně ztratíte.
Věci, které je potřeba dokumentovat
Dokumenty, které je potřeba archivovat, se samozřejmě budou lišit u každého provozu. Obecně byste ale měli uchovat:
- přijaté a vydané faktury,
- pokladní doklady,
- bankovní výpisy,
- objednávky a dodací listy,
- smlouvy a dodatky,
- mzdová dokumentace,
- inventurní soupisy,
- účetní závěrky,
- daňová přiznání,
- dokumenty k DPH a dalším daním.
Nejčastější prohřešky při archivaci
Mnoho firem systém archivace zkrátka neřeší a vše se začne ukládat různým způsobem. Doklady pak během roku často končí v různých složkách, naházené v krabicích nebo kdekoliv, kde je zrovna místo. Něco zůstane v kanceláři, něco v účtárně, něco ve skladu a část dokumentů skončí v neoznačené krabici.
Nejčastějšími chybami jsou tedy nejednotnost, neoznačenost dokumentů a různá místa, na kterých se doklady nachází.
Kámen úrazu pak přichází ve chvíli kontroly nebo potřeby něco rychle najít. Přitom stačí jednoduchý systém. Každý rok jednoduše uzavřít, roztřídit, označit a uložit tak, aby se k dokumentům dalo snadno vrátit.
Jak si nastavit jednoduchý systém archivace?
Archivace možná zní děsivě, ale rozhodně to ve výsledku není složitý proces. I pro vás bude lepší, čím jednodušší systém bude. A také je pak větší pravděpodobnost, že jej budou všichni dodržovat.
Připravte si složky a krabice
Pro dokumenty byste měli mít vyhrazený prostor, do kterého je budete ukládat. Připravte si proto krabice, složky nebo šanony dle toho, jak budete dokumenty třídit. Můžete s jejich systematizací postupovat podle let, druhů, nebo jiných kategorií.
##PRODUCT-WIDGETS-45561##
Rozdělte doklady podle let
Nejjednodušší je začít rokem daných dokumentů. Každá archivační krabice, šanon nebo složka by měla mít jasně uvedené období, kterého se týká. Jakmile budete něco hledat, stačí se ponořit do složky, šanonu nebo krabice s odpovídajícícm rokem.
Například:
Účetní doklady 2025
Faktury přijaté 2025
Faktury vydané 2025
Pokladna 2025
Smlouvy 2025
Daňové doklady 2025
Vytvořte si kategorie
Faktury, účtenky, bankovní výpisy, mzdové dokumentace… Doklady ideálně nemíchejte dohromady a začněte je třídit hned na začátku. Rozdělte si dokumenty do základních skupin, jako jsou účetní doklady, daňové doklady, smlouvy, bankovní výpisy, personalistiku a mzdy, dokumenty k majetku a interní firemní dokumenty.
Všechno označujte
Jeden popis vám dokáže v budoucnu ušetřit spoustu práce, a tak od samého začátku vše důkladně popisujte a označujte. Na každé krabici nebo šanonu by mělo být jasně vidět, co obsahuje a za jaké období.
Ideální popis může vypadat třeba takto:
Faktury přijaté | 2025 | leden–červen
Pokladní doklady | 2025
Smlouvy dodavatelé | 2024–2025
Daňová přiznání | 2025
Mzdové listy | 2025
Pokud máte více krabic za jeden rok, očíslujte je. Třeba 1/3, 2/3, 3/3. Ušetří vám to spoustu hledání.
Přidejte informaci o skartační lhůtě
A jsme zase u toho skartování. Abyste zbytečně nehromadili dokumenty, které už mít nemusíte, napište si na krabici i informaci, kdy bude možné dokumenty zkontrolovat a případně skartovat.
Papírová nebo elektronická archivace účetních dokladů?
Aktuálně se ve firmách velmi často kombinuje papírový a digitální archiv. Elektronická archivace účetních dokladů může výrazně ulehčit vyhledávání, sdílení i předávání dokumentů účetní nebo auditorovi.
To ale neznamená, že je fyzický papírový archiv zbytečný. Některé dokumenty se stále tisknou, podepisují, předávají fyzicky nebo ukládají jako součást interní evidence.
Ideální je, když máte u papírové i digitální archivace nastaven stejný systém, který se doplňuje.
Archivace před auditem
Audit nebo kontrola jsou vždy stresující. Buďte proto se vším připraveni tak, abyste pak nemuseli dokumenty zdlouhavě hledat a ztrácet čas i nervy.
Před auditem si zkontrolujte, jestli jsou doklady rozdělené podle let, zda jsou krabice a šanony opravdu čitelně popsané, nechybí důležité účetní a daňové dokumenty, jestli máte jasný přehled, kde se co nachází, a zda jsou dokumenty chráněné před poškozením.
Ideálně mějte po ruce také jednoduchý seznam archivovaných krabic. Tedy kolik jich je, jak jsou očíslované, které roky obsahují a kde jsou uložené.
Archivace dokumentů
S archivací vám nejlépe pomůže spousta krabic, šanonů a složek, do kterých budete vše postupně organizovat. Právě tyto pomůcky jsou základ, který udělá z chaosu systém.
Pro archivaci dokumentů si pořiďte pevné kartonové krabice, šanony a pořadače, euroobaly, obálky, etikety a štítky, popisovače a také lepicí pásky.
Krabice by měly být pevné, dobře uzavíratelné a ideálně stohovatelné, aby se daly pohodlně skladovat.
Stačí udělat systém
Archivace účetních dokladů nemusí být složitá, stačí, když si v ní uděláte opravdu systém.
Když si jednou nastavíte jednoduchý systém, ušetříte si spoustu času při každém hledání. A až přijde audit, kontrola nebo dotaz od účetní, nebudete muset panikařit. Budete přesně vědět, kam sáhnout.
V Pack&Care pro vás máme pevné kartonové krabice, které zvládnou i větší množství dokumentů. S pevnými krabicemi, do kterých se vleze všechno, bude archivace dokumentů jednodušší. A čím dříve začnete, tím lépe.
Nejčastější dotazy
Jak dlouho archivovat daňové přiznání fyzických osob?
Daňové přiznání byste měli archivovat minimálně 3 roky od termínu jeho podání. V praxi je ale lepší ponechat ho až 10 let…
Jak dlouho archivovat účetnictví?
Účetní závěrku a výroční zprávu je nutné uchovávat 10 let. Ostatní účetní doklady, knihy a inventurní soupisy se obvykle archivují 5 let od konce účetního období.
Jak dlouho archivovat smlouvy?
Smlouvy doporučujeme archivovat po celou dobu jejich platnosti a následně alespoň 3 roky. Pro větší jistotu je vhodné uchovávat je až 10 let po ukončení smluvního vztahu.
